تیم‌ها در سازمانها جایگاه بسیار مهمی دارند و نقش حیاتی در عملکرد و موفقیت سازمان ایفا می‌کنند. توانایی افراد در کار تیمی می‌تواند تاثیر قابل توجهی در بهبود عملکرد هر سازمان داشته باشد. در این مطلب، به بررسی اهمیت تیم سازی و کار تیمی پرداخته و چگونگی ایجاد و مدیریت یک تیم موفق را به‌طور خلاصه و کلی مورد بررسی قرار داده‌ایم. در ابتدا ببنیم چرا یک سازمان که از واحدهای مختلف اجرایی برخوردار است، نیازمند تشکیل تیم است و هدف سازمانها از تشکیل تیم‌های کوچکتر یا بزرگتر از واحدهای رسمی سازمانی چیست؟
اجرای اهداف سازمانی: تیم‌ها به عنوان واحدهای تعاملی برای دستیابی به اهداف سازمان عمل می‌کنند. آنها می‌توانند وظایف و پروژه‌های مختلف را به صورت مشترک انجام دهند و به بهبود عملکرد سازمان کمک کنند. در واقع هر سازمان می‌تواند علاوه بر داشتن واحدهای متعدد اجرایی (که ساختار اداری و سازمانی رسمی دارند) از تیم‌های متعددی تشکیل می‌شود که اعضاء این تیم‌ها از واحدهای مختلف بوده و مسئولیت‌های متفاوت دارند.
تنوع در مهارت‌ها و تجربیات: تیم‌ها اعضایی با مهارت‌ها و تجربیات متنوع را با یکدیگر ترکیب می‌کنند. این تنوع به سازمان امکان می‌دهد تا بهترین و بیشترین استفاده را از دانش و تخصص‌های مختلف داشته باشند. اگر یک سازمان بخواهد صرفا بر مبنای ساختار فنی یا اداری وظایف را بین افراد تقسیم کند بخش قابل توجهی از ظرفیت، مهارت و تجربه نیروی انسانی خود را بدون استفاده خواهد گذاشت. وقتی افراد با مهارت و تجربیات مختلف در قالب یک تیم، هدف مشخصی را دنبال می‌کنند، در عمل بیشترین بازدهی را برای سازمان خواهند داشت.
تصمیم‌گیری گروهی: تصمیم‌گیری‌های مهم در سازمان ممکن است توسط تیم‌ها انجام شود. اعضای تیم با تبادل نظر و تحلیل گزینه‌های مختلف، تصمیمات بهتر و پایدارتری اتخاذ می‌کنند. تصمیم‌های مهم نیاز به اطلاعات و داده‌های مناسب برای تصمیم‌سازی دارد و این اطلاعات می‌تواند به شکلی غیر رسمی در یک سازمان پراکنده باشد. یک تیم منسجم با ایجاد گروههای هدف می‌توند این اطلاعات را در مسیر یک تصمیم درست قرار دهد.
انعطاف‌پذیری و تطابق: تیم‌ها به سرعت به تغییرات در محیط کاری و نیازهای سازمانی واکنش نشان می‌دهند و انعطاف‌پذیری لازم را ایجاد می‌کنند چون که محدودیت‌های ساختاری که شامل سمت‌های اداری و سازمانی است را ندارند. افراد در تیم‌ها تطابق بیشتری با نیازهای سازمانها پیدا می‌کنند. در یک سازمان رعایت سلسله مراتب باعث نظم می‌شود اما به دنبال آن محدودیت هم ایجاد می‌شود، تیم‌های متشکل از افراد واحدهای مختلف یک سازمان می‌توانند در عین حفظ نظم سازمانی، باعث انعطاف‌پذیری بیشتر افراد در حل چالش‌ها و پیشبرد اهداف سازمان شوند.
ایجاد مشارکت: تیم‌ها با به اشتراک‌گذاری اهداف و وظایف مشترک، اعضا را به مشارکت فعال و انگیزه‌ای در اجرای وظایف ترغیب می‌کنند. در وظایف سازمانی معمولا نوعی اجبار نهفته وجود دارد اما مشارکت‌های تیمی بیشتر از جنس فعالیت بدون اجبار است به همین دلیل است که تیم‌ها در سازمانها حس مشارکت و فعالیت‌های غیر الزامی را الزایش می‌دهند. مشارکت‌های تمی حس انجام کار، فراتر از محدوده وظیفه را در سازمان تقویت میکند.
ایجاد انگیزه: تیم‌ها می‌توانند برای افراد منبعی از انگیزه باشند؛ زیرا عضویت در یک تیم موفق و هماهنگ می‌تواند احساس تعلق به سازمان را تقویت کند. ممکن است انضباط سازمانی اجازه ندهد که دستاوردها، نظرات و دیدگاههای افراد به خوبی دیده و مطرح شود. تیم این فرصت را به همه (صرف نظر از سمت و جایگاه) می‌دهد که بتوانند در مسیر هدف تیم نظرات و دیدگاههای خود را مطرح یا اجرا کند همین موضوع می‌توانند یک منبع انگیزه خوب برای سازمان باشد. به همین دلیل است که تیم‌ها می‌توانند هزینه‌های سازمانها را برای انگیزه بخشی به نیروی انسانی به شدت کاهش داده و به آن سرعت ببخشند.
مدیریت تنش‌ها و اختلافات: تیم‌ها می‌توانند تنش‌ها و اختلافات را به صورت سازنده مدیریت کنند و به حل آنها کمک کنند. بروز اختلاف و تنش بین افرادی که در یک مجموعه واحد هستند اجتناب‌ناپذیر است. مهم این است که بعد از بروز تعارض و اختلاف‌نظر سازمان چطور آن را مدیریت کرده و به چه سمت هدایت میکند. در بسیاری از مواقع اختلاف نظرها و تنش‌ها به جای رفع یا پردخته شدن به منشاء بروز، در زیر اقتدار سازمانی مدیران بالادست مدفون می‌شود و در نهایت در جای دیگری با وخامت شدیدتری خود را بروز می‌دهد.
تیم به سازمان کمک میکند تنش‌ها در همان سطحی که ایجاد می‌شوند بروز یافته و برون‌ریزی پیدا کند. در این مرحله افراد می‌آموزند که تعارض و اختلاف نظر در کار گروهی امری طبیعی است و الزاما برای حل هر تعارض و اختلافی نیاز به چارچوب قانونی از پیش تعیین شده نیست. افرا می‌توانند خودشان تعارضات را مدیریت کرده و از ایجاد تنش‌های تکراری جلوگیری کنند.
توسعه مهارت‌های فردی: تعامل در یک تیم می‌تواند به افراد کمک کند مهارت‌های ارتباطی، همکاری، و مدیریت زمان خود را تقویت کنند. ایجاد تیم یعنی ایجاد ارتباط و هر نوع ارتباطی می‌تواند مهارت‌های ارتباطی و مدیریتی را به چالش بکشد. هرچقدر سازمانها در ایجاد تیم موفق‌تر عمل کنند، در مدیریت ارتباطات موفق‌تر هستند و مدیریت ارتباطات هزینه‌های آموزش درون سازمانی را کاهش می‌دهد. افراد با ارتباط با یکدیگر تبادل مهارت می‌کنند و الزما منتظر ایجاد دوره آموزشی از طرف سازمان نمی‌مانند.
در کل، تیم‌ها به عنوان یک واحد موثر در سازمانها اهمیت دارند و با توجه به نیازهای و زمینه‌های مختلف سازمان، ممکن است نقش‌ها و وظایف متنوعی داشته باشند. مدیریت تیم‌ها و توجه به ارتقاء همکاری و از طریق تیم می‌تواند نقش بسیار پررنگ و موثری از پیشرفت هر سازمان و کسب‌وکار داشته باشد.